REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACION (PNFA)
ASIGNATURA: SUPERVISION Y CONDUCCION TECNICA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
SECCION: 01
OPTIMIZACION LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL EN LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DE LA FUNDACIÓN DE EDIFICACIONES Y EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO (FUNDEEH)
Integrantes: Mariangely Flores
Yoalys Barceló Yohnnaiker González
Miguel Coello
Gabriela Yegres
Caracas, de 2015
INDICE
Introducción………………………………………………………….…………..…4
Momento I:
Diagnóstico………………………..……………………………………...………..5
Momento II:
El Problema……………….…..………………………………………………......10
Momento III:
Bases Teóricas…………….......................…………………..….………………15
Bases Legales…………….......................…………………..….……………….22
Marco Metodológico…………….......................…………………..….………..23
La Propuesta…………….......................…………………..….………………..27
Momento IV:
Reflexión sobre el Proceso de Enseñanza y Aprendizaje……….…………30
Referencias Bibliográficas y Electrónicas ……..………………………….….31
Anexos…………………………………………………………………................32
(Organigramas, encuesta, Fotos de la investigación, Propuesta del archivo)
INTRODUCCIÒN
El siguiente trabajo tiene como objetivo conocer los Procesos Administrativos y su debido funcionamiento dentro de las empresas, instituciones u organizaciones públicas, para el cual es necesario realizar un recorrido aplicando los distintos métodos de investigación, necesarios para acercarnos a las posibles formas más eficaces en la que estos deben aplicarse.
Optamos por realizar un estudio dentro de la Unidad de registro y control del archivo en el departamento de RRHH en la Fundación de Edificaciones y Equipamiento Hospitalario (FUNDEEH) con el fin de conocer las políticas y los reglamentos de la misma, ya que ahí conoceremos cómo se maneja el capital humano y donde evalúan el comportamiento, calidad, capacidad y demás características que puedan aportar los empleados, y a su vez verificar cómo están organizados y si se cumplen las normas y procedimientos de los diferentes procesos administrativos que permiten a las instituciones mantenerse en el margen estricto de eficiencia para el mejor funcionamiento posible.
Para fines didácticos el trabajo se ha estructurado en cuatro momentos: momento I basado en el diagnóstico, momento II se refiere al problema, momento III la aproximación a la propuesta, momento IV la reflexión sobre el proceso de enseñanza y aprendizaje.
Por último se señalan las referencias bibliográficas y electrónicas consultadas y algunos anexos como soporte del estudio realizado.
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MOMENTO I
DIAGNOSTICO
• Identificación de la Institución
Fundación de Edificaciones y Equipamiento Hospitalario (FUNDEEH).
Se encuentra ubicado en la Av. Baralt Edif. Centro Simón Bolívar Torre Sur, Plaza Caracas, Municipio Libertador, Distrito Capital. (Ver anexo Nº2)
• Antecedentes
Hacia finales de los años 80, la problemática hospitalaria en Venezuela toca fondo como producto de la desidia, el abandono y la política neoliberal de privatización y destrucción de los servicios públicos. Especialmente se manifiesta el déficit en las instituciones del cuarto nivel de atención, que en el país sufrieron el mismo proceso de desinversión y deterioro que el resto de la red sanitaria y fueron dejando el carácter de hospitales de especialidades para convertirse progresivamente en hospitales generales, llegando a desaparecer algunos de ellos, Mediante Decreto Presidencial N° 4.965 del 06 de Noviembre de 2006, publicado inicialmente en Gaceta Oficial N° 38558 y reimpresa en Gaceta Oficial N° 38569, se crea la Fundación de Edificaciones y Equipamiento Hospitalario (FUNDEEH) como ente descentralizado adscrito al Ministerio del Poder Popular para la Salud (MPPS), Asimismo en Gaceta Oficial N° 38568 del 21 de Noviembre de 2006, se publica el Acta Constitutiva de dicho organismo confiriéndole un carácter técnico-administrativo como
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ente ejecutor de Barrio Adentro IV, quedando sus operaciones bajo la dirección y administración de un Consejo Directivo, nombrado por el ciudadano Ministro del Poder Popular para la Salud.
◈ Objetivos Específicos
1. Contribuir a elevar la eficiencia y eficacia de la acción del Estado en materia de Salud Pública, mediante al financiamiento de proyectos para la construcción, ampliación, dotación y mantenimiento de hospitales generales y altamente especializados.
2. Lograr construir una organización con amplio soporte informático y procedimental, capaz de administrar con transparencia, calidad y eficiencia las políticas, los planes y los recursos que le son asignados.
3. Garantizar las condiciones óptimas de las instalaciones hospitalarias.
4. Vincular nuestra gestión al resto de Planes y Políticas Públicas que buscan mejorar la calidad de vida de nuestros conciudadanos.
5. Consolidar acuerdos de cooperación y asistencia con Instituciones Universitarias Nacionales e Internacionales para la formación y capacitación del personal de la Fundación y de los Hospitales Generales y altamente especializados en las áreas de su competencia.
• Misión
Apoyar la promoción, planificación, mantenimiento, construcción, dotación y equipamiento de edificaciones del Sistema Público Nacional de Salud, mediante la coordinación, gerencia, financiamiento, administración,
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ejecución y supervisión de los proyectos y obras de la red de Servicios de Salud, prioritariamente de los Hospitales Generales y altamente especializados que conforman el Plan de Desarrollo y Ampliación de la Red Hospitalaria Nacional, que permita superar el déficit actual y atender el incremento regular de las necesidades del Sistema, así como el fortalecimiento Institucional.
Visión
Ser una institución pública modelo de cumplimiento de las Políticas Especiales de Desarrollo y Ampliación de la Red Hospitalaria Nacional, que ha contribuido a la construcción y desarrollo del Sistema Público Nacional de Salud y se distingue por la eficacia, eficiencia, transparencia y calidad de su gestión con organización desconcentrada y de cara del Poder Popular, impulsada por un equipo humano probo y talentoso, líder de construcción y mantenimiento de instituciones hospitalarias, así como el fortalecimiento institucional y de los recursos humanos, como factor determinante para elevar el nivel de vida y satisfacer las necesidades colectivas en el sector de salud.
• Estructura Organizativa de FUNDEEH.
La oficina de Recursos Humanos está adscrita con rango de Gerencia a la presidencia de la Fundación de Edificaciones y Equipamiento Hospitalarios (FUNDEEH), está conformada por tres unidades de apoyo coordinativo y su labor central está orientado a la ejecución y desarrollo de acciones que permitan captar, incentivar y mantener al personal necesario e idóneo para cubrir y desarrollar exitosamente las áreas y procesos organizacionales que
requiere la Fundación para el logro de los objetivos. Cuenta con un alto personal calificado de quince personas, distribuidas entre sus tres coordinaciones, Administración y Desarrollo, Bienestar Social y Apoyo Administrativo. (Ver anexo Nº1); (Ver anexo N°3)
Los Procesos Administrativos de La Gerencia de Recursos Humanos.
Al Momento de la Investigación Participativa que se Realizó en la Fundación (FUNDEEH), específicamente en la Gerencia de Recursos Humanos, se aplicó un instrumento metodológico el cual nos permitiría velar por el mejoramiento de los procesos administrativos; se seleccionó solo a seis (06) trabajadores de quince (15) que laboran allí, realizándose un cuestionario que constó de preguntas cerradas y se complementó con técnicas de observación.
Por medio del cuestionario ejecutado, se detectó que el departamento con mayor deficiencia en los procesos administrativo es el de Registro y control teniendo como ausencia los procesos de organización y control, conservando como fortaleza el de planificación que comprende la recepción de los expediente por parte del departamento de Captación, identificándolo con su etiqueta por nombre y apellido de cada empleado y el proceso de dirección que comprende que todos los expedientes enviados al archivo se encuentren en buen estado y continúen los documentos de cada empleado en su expediente.
De acuerdo a las entrevistas realizadas se determinó que el personal tiene claramente definidos la misión, visión y objetivos de la fundación, se percibe un trabajo en equipo entre los diferentes departamentos.
MATRIZ DOFA
Se pudo jerarquizar por medio de una matriz DOFA las necesidades de la fundación. Una matriz DOFA según Fernando Herrera Canales “es una técnica sencilla que permite analizar la situación actual de una organización, estructura o persona, con el fin de obtener conclusiones que permitan superar esa situación en el futuro. La técnica del diagnóstico DOFA permite también conocer el entorno o elementos que están alrededor de la organización, estructura o persona y que la condicionan“
Se pudo detectar por medio del instrumento metodológico, y la matriz DOFA lo siguiente:
Debilidades:
◈ Deterioro en el proceso de organización y control de las salidas y entradas de los expedientes al archivo del departamento de Registro y Control de la Gerencia de Recursos Humanos.
◈ Falta de espacio físico para el departamento de registro y control.
◈ No se cumple con regularidad las Auditorias de los expedientes del departamento de registro y control.
◈ No se realizan con frecuencia las inducciones de Riesgo Seguridad y Salud Laboral.
◈ No se ha Establecido un comité de seguridad y salud laboral.
◈ No poseen salidas Alternas ni Señalizaciones para casos de emergencias.
Oportunidades:
◈ Simplificación y actualización de los procesos administrativos.
◈ La red tecnológica actual de información y comunicación permite un mejor desenvolvimiento de las funciones en dicha Unidad.
Fortaleza:
◈ Existe una Estructura formal definida.
◈ El espacio de los Trabajadores es completamente satisfactorio poseen un espacio suficiente para ejecutar sus labores.
◈ Cumplimiento de las normativas al momento el desarrollo de sus funciones.
◈ Los empleados gozan del beneficio de gastos médicos.
◈ Los Departamentos trabajan en equipo para el buen funcionamiento de los procesos administrativos de la Gerencia.
Amenaza:
◈ La ubicación de FUNDEEH, a veces puede verse afectado debido a las cercanías de la salida del metro y comerciantes del sector informal.
◈ A través de las técnicas de observación y conversaciones con el personal de la Gerencia se pudo constatar que algunas respuestas que se habían dado en el cuestionario no eran compatibles con la situación que se presentaba actualmente; arrojando como resultado ciertas fortalezas que en realidad eran debilidades. (Ver anexo Nº4).
MOMENTO II
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Actualmente, a nivel mundial, las organizaciones mantienen una constante búsqueda de la excelencia y la vanguardia, que las ayude a ser competitivas y sostenerse firmes en un mercado globalizado. Estas, desde las actividades de extracción hasta las de servicios, implican un fenómeno social complejo en cada especialidad, guardando consigo políticas, costumbres, normas e inclusive religiones, que las hacen destacarse de otras dedicadas al mismo objeto o de la misma naturaleza. Esta es la razón por el cual los niveles de exigencia y preparación profesional son cada vez mayores, además de que sobre los gerentes de empresas, recae el manejo eficiente y eficaz de los recursos, estos deberán velar por el correcto cumplimiento de los procesos administrativos, a través de estrategias y/o herramientas gerenciales que les permitan convertir sus debilidades en fortalezas y sus amenazas en oportunidades, dando como resultado una gestión administrativa acorde a los requerimientos del entorno.
Esta exigencia que tienen las diferentes organizaciones consigo mismas demuestran la teoría de Munich (2005), quien describe el proceso administrativo como: “el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales, se hace efectiva la administración, las mismas son interrelacionados y forman un proceso integral”.
Sin embargo Koontz, Weihrich y Gómez (2004) mencionan “para que una organización se desarrolle eficientemente y alcance sus objetivos o metas planteadas es importante contemplar la organización como un proceso es necesario se consideren varios factores fundamentales. En primer lugar, la estructura tiene que reflejar los objetivos y planes, porque de ellos se derivan actividades. En segundo lugar, debe reflejar la autoridad de que dispone la administración de una empresa, misma que es el derecho socialmente determinado para ejercer el juicio sujeto al cambio, y en tercer lugar, la estructura organizacional al igual que el plan debe reflejar su ambiente. La importancia de la estructuración de cada una de las áreas que las componen forma parte de su mejor funcionamiento”.
En total acuerdo con lo mencionado por los autores citados, es fundamental que dentro de cualquier organización se vean presente los procesos administrativos, pues cada uno de los elementos que conforman dicho proceso representa un pilar fundamental para el desarrollo eficiente de las empresas.
Por consiguiente en la gerencia de recursos humanos, de Fundeeh, específicamente en el departamento de registro y control, nos explican que el departamento tiene como misión resguardar los expedientes de cada empleado con su documentación respectiva en el orden adecuado; a su vez llevar un pertinente control digitalizado de las salidas y entradas de los expedientes.
Al instante que se realizaron las investigaciones se observaron que existen una serie de problemáticas en cuanto a cómo se están llevando a cabo los procesos administrativos de organización y control, se ha manifestado un descontrol en las salidas y entradas de los expedientes al archivo, a su vez se observó la falta de ubicación física del archivo, la misma se encuentra al acceso de todo el personal sin ningún resguardo de confidencialidad, siendo esto una problemática al momento de solicitarlo, pudiendo ocasionar un extravío de algún documento o de los expedientes.
Objetivos
Objetivo General
Proponer la Optimización de los Procesos de Organización y Control en el departamento de Registro y Control de la Gerencia de Recursos Humanos en la Fundación de Edificaciones y Equipamientos Hospitalarios (FUNDEEH)
Objetivos Específicos
◈ Establecer una normativa para el buen funcionamiento de los procesos de organización y control del departamento.
◈ Determinar una Herramienta Digitalizada para llevar el registro y control de las solicitudes de los expedientes.
◈ Presentar una Capacitación al personal, sobre el manejo de la nueva Herramienta.
Cada organización debe contar con las bases y los fundamentos específicos para la realización de cada proceso de gestión económica, en tal sentido se quieren proporcionar los conocimientos de manera redactada de los pasos a seguir para los desempeño de dichas gestiones económicas de forma concreta y objetiva tomando en cuenta todos los parámetros legales y las necesidades de cada departamento al realizar una gestión especifica.
Las pretensiones básicas de este trabajo de investigación, es poder reconocer y manejar todos y cada uno de los procesos administrativos dentro de la institución pública, de modo tal que puedan desarrollarse de manera satisfactoria dentro del ámbito administrativo.
Nuestro estudio diagnostico evalúa los procesos administrativos dentro de la fundación edificaciones equipamiento hospitalarios (Fundeeh) para exponer planes de mejoras que permitan perfeccionar sus procedimientos y la productividad, donde los actores implicados se convierten en los protagonistas en la detección de problemas y necesidades, y en la elaboración de propuestas y soluciones, convirtiéndose en nuestra razón principal para la elaboración de este trabajo de investigación llevando la información necesaria al grupo de personas indicado para su desarrollo y su mayor destreza en el área administrativa.
MOMENTO III
BASES TEÓRICAS
A continuación se plantean algunos aspectos resaltantes de la administración en general, como lo son sus conceptos desde varios puntos de vista.
Definicion Bases Teoricas
Según Chiavenato (1999), La administración es un conjunto de conocimientos que tratan de combinar los factores de la producción (capital, recursos naturales y esfuerzo humano) de manera tal que se logren los objetivos planteados, “la administración científica no es un grupo de técnicas o incentivos sino una filosofía en virtud de la cual la gerencia reconoce que su objetivo es buscar científicamente los mejores métodos de trabajo,”.
Este concepto se completa con los procedimientos para combinarlos a fin de conseguir un rendimiento máximo, atendiendo debidamente los intereses de la empresa, de los consumidores, del público y de los trabajadores.
George R. Ferry afirma: La administración es un proceso que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeñando para determinar y lograr los objetivos manifestados, mediante el uso de seres humanos y otros recursos.
Analisis
Fundamentos de la Administración.
Principios de La Administración
Según Frederick y Fayol (1983), el número de los principios de la administración no tiene límites. Toda regla, todo medio administrativo que fortifica el cuerpo social o facilita su funcionamiento, se incorpora al número de los principios, al menos durante el tiempo que la experiencia le confirma tan alta dignidad. Un cambio en la situación habría dado nacimiento por lo que a continuación se nombran los siguientes principios de la administración:
División del trabajo: esta es la especialización que los economistas consideran necesarias para la eficiencia en el uso de la fuerza del trabajo. Fayol aplica este principio a todo tipo de trabajo, tanto administrativo como técnico.
Autoridad y Responsabilidad: Fayol encontró que autoridad y responsabilidad están relacionadas, siendo esta ultima el corolario y consecuencia de la primera, concibe la autoridad como una combinación que se deriva de la posición del administrador y de sus características personales, compuesta de inteligencia, experiencia, valores morales, etc.
Disciplina: contemplando la disciplina como “el respeto a los reglamentos y convenio encaminados al logro de la obediencia, aplicación, energía y demás días distintos del respecto”. Fayol declara que la disciplina requiere de buenos superiores, a todos los niveles.
Unidad de mando: esto significa que los empleados deberían recibir órdenes solamente de un superior.
Unidad de dirección: de acuerdo a este principio cada grupo de actividades con el mismo objeto de tener un director y un plan. A diferencia del cuarto principio, se refiere a la organización del “cuerpo directivo”, más que al personal.
Subordinación de interés individual - general: esto es evidente, cuando estos dos tipos de intereses difieren, el administrador debe conciliarlo.
Remuneración: la remuneración y los métodos de retribución deben ser justos y propiciar la máxima satisfacción posible para los trabajadores y los empresarios.
Centralización: sin emplear el término “centralización de autorizad”, Fayol hizo referencia al grado en el cual la autoridad se encuentra centralizada o descentralizada. Las circunstancias individuales determinan el grado de “Centralización el mejor rendimiento general”.
Jerarquía de Autoridad: Fayol concibe esto como una “Cadena de autoridad”, la cual va desde los rangos mayores hasta los menores aunque no debe ser estructurada a niveles innecesarios de detalles, si debería hacerse a través de tramos más bien cortos.
Orden: Dividendo este en “materia y social”, Fayol se adapta al sencillo refrán de “Un lugar para cada cosa (cada uno) y cada cosa (cada uno) en su lugar “. Este es esencialmente un principio de organización para el arreglo y ordenamiento de cosas e individuos.
Equidad: Lealtad y dedicación deberían inculcarse al personal mediante una combinación de benevolencia y justicia por parte de los administradores, al tratar con los subordinados
Estabilidad en la tenencia de un cargo opuesto: Encontrando innecesario la rotación, por ser tanto la causa como el efecto de una mala administración. Fayol, señalo sus peligros y sus costos.
Iniciativa: La iniciativa se concibe como el diseño y ejecución de un plan. Precisamente por ser una de las más sutiles y satisfacciones que un hombre inteligente puede experimentar. Fayol, exhorta a los administradores a: “sacrificar la vanidad personal” para permitir a los subordinados que la ejerzan.
Unión del Personal: Este es el principio de la “unión hace la fuerza”, y también una extensión de unidad de mando y subraya la necesidad del trabajo de equipo, así como la importancia de la comunicación para obtenerlo.
Organización:
Según Autor
Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos
Recursos Humanos:
Según Autor
Plan de Acción:
Según Sampieri (2006, pag.158), nos define el plan de acción como la estrategia que se desarrolla para obtener la información que se requiere en una investigación. En este proceso el investigador utiliza un diseño para analizar la certeza de las hipótesis formuladas en un contexto en particular.
El plan de acción viene dado después de una serie de pasos, donde identificamos la situación y su entorno, planteamos y organizamos los objetivos, las metas y las actividades para su consecución y los recursos con los que contaremos. La misma debe responder las preguntas ¿Qué debemos hacer para cambiar? Y ¿Cómo lo haremos?
BASES LEGALES
Gabriela: Comenzar como te comente por teléfono.
Según autor que es una Base Legal. Analisis
Constitución según la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en el Título IV del Poder Público Sección Segunda Art. 141 establece: “La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sostenimiento pleno a la ley y al derecho”
En tal sentido este artículo expresa que el apoyo que se pueda brindar a la sociedad por parte de la administración pública está totalmente permitido y ayuda a promover y agilizar procesos administrativos que brinden nuevas ideas que desarrollen y lleven beneficios a la colectividad en general y por ende a la sociedad venezolana.
Proyecto Nacional Simón Bolívar en un tercer lineamiento llamado “Democracia Protagónica Revolucionaria” nos da referencia a consolidar la organización social, tal de transformar su debilidad individual en fuerza colectiva, reforzando la independencia, libertada e información dentro de las organizaciones comunitarias y su proyección hacia la sociedad.
La Ley de los Procesos Administrativos quien en su Art 3 nos expresa: “Los funcionarios y demás personas que presten servicios en la administración pública, están en la obligación de tramitar los asuntos cuyo conocimiento les corresponda y son responsables por las faltas en que incurran.” En este podemos entender que es de suma importancia que los funcionarios públicos tengan extremo conocimiento de los procesos administrativos que deben realizar en sus
PNFA Igualmente podemos vincularlo a los Lineamientos del Programa Nacional de Formación en Administración, que propone como uno de sus Objetivos “Construcción de un nuevo Modelo que facilite la eficiencia de los procesos administrativos en el ámbito de la gestión pública” integrando así a sus estudiantes colocándonos como protagonistas dentro de la investigación y en la búsqueda de mejoras para apoyar esos procesos que tengas debilidades dentro de las organizaciones públicas.
MARCO METODOLOGICO
El marco metodológico es el apartado del trabajo que dará el giro a la investigación, es donde se expone la manera como se va a realizar el estudio, los pasos para realizarlo, su método.
Según Buendía, Colas y Hernández (1997) en la metodología se distinguen dos planos fundamentales; el general y el especial. En sentido general, es posible hablar de una metodología de la ciencia aplicable a todos los campos del saber, que recoge las pautas presentes en cualquier proceder científico riguroso con vistas al aumento del conocimiento y/o a la solución de problemas.
Por otro lado, en cuanto a las metodologías especiales, son el resultado de la diversidad estratégica que existe en cada ciencia concreta, las Ciencias Factuales (de la Naturaleza o Humanas y Sociales) se caracterizan por una metodología en cierto modo diferente de las Ciencias Formales (Lógica y Matemáticas).
Según Bisquerra (2000) algunas personas emplean los conceptos método, técnica y metodología con cierta libertad, utilizándolos como sinónimos, cuando en realidad no lo son.
Todo método está compuesto por una serie de pasos para alcanzar una meta. De este modo los métodos de investigación describirían los pasos para alcanzar el fin de la investigación. Estos métodos o pasos determinaran como se recogen los datos y como se analizan, lo cual llevará a las conclusiones (meta).
En este capítulo se presenta la metodología que permitió desarrollar el presente proyecto. Se muestran aspectos como el tipo de investigación, las técnicas y procedimientos que fueron utilizados para llevar a cabo dicha investigación.
1-Nivel de investigación
De acuerdo con el problema referido al análisis de los archivos de Fundeeh “el proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, tecnológicas, métodos o procesos”.
En atención a esta modalidad de investigación, se introdujeron 2 fases en el estudio, a fin de cumplir con los requisitos involucrados en un proyecto factible. En la primera de ellos inicialmente se desarrolló una evaluación del estado de los archivos, a fin de determinar las necesidades de la empresa. En la segunda fase del proyecto y atendiendo a los resultados de la evaluación se presentaran las propuestas de mejoras
2- Diseño de la investigación
El estudio propuesto se adecuó a los propósitos de la investigación no experimental. En función de los objetivos definidos en el presente estudio, donde se planteó la digitalización de toda la información de los archivos encontrados en el área de archivo del FUNDEEH Ubicado dentro de la fundación
3-los instrumentos de recolección de información
Para el desarrollo de esta investigación fue necesario utilizar herramientas que permitieron recolectar el mayor número de información necesaria, con el fin de obtener un conocimiento más amplio de la realidad de la problemática.
La metodología aplicada para este estudio está basada en la Investigación - Acción - Participación (IAP) que es el método de investigación y aprendizaje colectivo de la realidad, basado en un análisis crítico con la participación activa de los grupos implicados, que se orienta a estimular la práctica transformadora y el cambio social; también aplicamos elementos más fundamentales como son la observación, la entrevista y la encuesta, mediante una minuta donde se recopilo información de la empresa Fundeeh, sus instalaciones, su ubicación y se registró el comportamiento de los empleados de la gerencia de Recursos Humanos, ahí denotamos que los procesos administrativos de organización y control no se cumplen con regularidad. (Anexo Nª 5)
APROXIMACIÓN A LA PROPUESTA
De acuerdo al diagnóstico participativo realizado, se presenta a continuación una propuesta, la cual tiene como objetivo contribuir con el mejoramiento de los procesos de organización y control, en el departamento de Registro y Control de la Gerencia de Recursos Humanos de FUNDEEH.
Por consiguiente se propone una base de datos digitalizada, donde se pueda llevar a cabo el buen funcionamiento de las salidas y entradas de los expediente al archivo, siendo controladas por medio de una sola persona encargada del departamento, a su vez se sugiere suplantar ese espacio físico actual que ocupa los estantes, por un archimovil, por el cual les pueda generar más precaución a los trabajadores, mayor resguardo de la información, y confidencialidad de la misma.
PROPUESTA
En el departamento de Registro y Control se encontraron ciertas deficiencias a través de encuestas y conversaciones con el personal que actualmente laboran en dicha organización, todo esto con el fin de mejorar el ámbito laboral y funciones que se desempeñan en la misma.
A partir del instrumento metodológico se detectó que no existe una Herramienta digitalizada y física, para el registro y control de las salidas y entradas de los expedientes al archivo.
A su vez se demuestra, como otra problemática la falta de organización al momento de las solicitudes de los expedientes, se percibió como los empleados de la gerencia accedían al archivo sin tener ningún tipo de registro y control por parte del departamento encargado.
Con los problemas ya debidamente identificados se planifico en conjunto con el personal del departamento un plan de acción en base a los objetivos establecidos mediante un previo diagnóstico y planteamiento de este, el cual sirvió como una herramienta de organización para ejecutar posibles soluciones a las debilidades que actualmente se observan, y llevar un control de horas, semanas y materiales que se necesitan.
A través de nuestro primer objetivo, se buscó establecer unas normativas para generar el buen funcionamiento de los procesos administrativos con mayor dificultad como lo es la organización y el control. Obteniendo dicha información por medio del cuestionario y la matriz DOFA realizada.
El segundo objetivo habla sobre determinar una herramienta para reforzar los procesos administrativos de organización y control, y así poder llevar una base de datos digitalizada sobre los registros de las salidas y entradas de cada expediente al archivo.
El tercer Objetivo se menciona en realizar una capacitación por medio de una guía de instrucciones que se especifique el manejo de la nueva herramienta a establecer.
Por medio de los objetivos mencionados tal como se manifestó en el párrafo anterior, se propone realizar una guía de instrucciones donde se especifiqué la herramienta que se empleara para facilitar dichos procesos.
La Herramienta a crear es una base de datos por el cual se estará llevando el control de las salidas y entradas de los expediente al archivo de manera digital por parte del empleado del departamento, (Se anexa ejemplo).
Anexar cuadro de Excel.
La misma se propone para generar mayor organización y control de los expedientes, siendo controlada por un solo empleado del departamento y así resguardando los expedientes con mayor confiabilidad y control semanalmente, la base de datos sirve para proteger el trabajo del empleado encargado del archivo y así evitar que ningún expediente se extravié. (Ver Anexo Cuadro de Excel)
Sugerencia: Para mejorar los procesos expuestos y que la propuesta sea completamente satisfactoria se sugiere de manera fundamental suplantar ese espacio físico actual que ocupa los estantes, por un archimovil, por el cual les pueda generar más precaución a los trabajadores y mayor resguardo de la información. (Anexo Nª 6. Archimovil) y (Anexo Nº 7 Presupuesto)
Nota; Sugerencia. (Anexo Nª 6. Archimovil) y (Anexo Nº 7 Presupuesto)
Referencias Bibliográficas
• http://www.fundeeh.gob.ve/site/index.php/fundeeh/organigrama
• http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.html
• http://jugare.blogcindario.com/2009/07/00288-proceso-administrativo-chiavenato-trabajo-ani-i.html
• http://www.promonegocios.net/empresa/definicion-organizacion.html
• Fundación de equipamientos Hospitalarios, Av. Baralt Edif. Centro Simón Bolívar Torre Sur, piso 1, Plaza Caracas, Municipio Libertador, Distrito Capital, referencia Norge Lezama. Teléfonos: 02124082820
Colegio Universitario de caracas
Cuestionario básico.
A continuación se presenta una seria de preguntas por el cual el entrevistado deberá seleccionar con una x según su respuesta.
1. ESTA CLARAMENTE DEFINIDAD LA MISION DE LA EMPRESA
SI
NO
OBSERVACIONES
2. ESTA CLARAMENTE DEFINIDAD LA VISION DE LA EMPRESA
SI
NO
OBSERVACIONES
3. ESTAN CLAROS LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
SI
NO
OBSERVACIONES
4. CUENTA LA ORGANIZACIÓN CON UN PLAN A LARGO PLAZO (ESTRATEGICO, 5 AÑOS O MAS)
SI
NO
OBSERVACIONES
5. CUENTA LA ORGANIZACIÓN CON PLANES A MEDIANO PLAZO ( TACTICOS, UN AÑO MAXIMO)
SI
NO
OBSERVACIONES
6. CUENTA LA ORGANIZACIÓN CON PLANES A CORTO PLAZO ( OPERACIONALES, INMEDIATOS)
SI
NO
OBSERVACIONES
7. CUENTA LA ORGANIZACIÓN CON UN PLAN DE CONTIGENCIA EN CASO DE UNA EMERGENCIA
SI
NO
OBSERVACIONES
8. A LOS EMPLEADOS SE LE HA DADO CHARLAS INFORMATIVAS EN CASO DE UNA EMERGENCIA
SI
NO
OBSERVACIONES
9. LA ORGANIZACIÓN CUENTA CON UNA UNIDAD DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL
SI
NO
OBSERVACIONES
10. SE REALIZA ANUALMENTE LA INDUCCION DE RIESGOS EN LA EMPRESA
SI
NO
OBSERVACIONES
11. CUENTA LA ORGANIZACIÓN CON LAS INSTALACIONES ADECUADAS PARA LAS TAREAS A REALIZAR
SI
NO
OBSERVACIONES
12. EXISTE UN PROCESO DE MOTIVACION PARA LOS EMPLEADOS
SI
NO
OBSERVACIONES
13. DENTRO DE LA INSTITUCION EXISTE UN ORGANIGRAMA QUE ESPECIFIQUE LA JERARQUIZACION DE LOS CARGOS
SI
NO
OBSERVACIONES
14. EN CASO DE EXISTIR UN ORGANIGRAMA ESTA ACTUALIZADO
SI
NO
OBSERVACIONES
15. ESTAN DEFINIDAS CLARAMENTE LAS FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS
SI
NO
OBSERVACIONES
16. ESTAN DEFINIDAD CLARAMENTO LAS FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS
SI
NO
OBSERVACIONES
17. ES FLUIDA LA COMUNICACIÓN ENTRE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS
SI
NO
OBSERVACIONES
18. LOS NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ESTAN CLARAMENTE DEFINIDOS
SI
NO
OBSERVACIONES
19. DISPONE LA EMPRESA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN
SI
NO
OBSERVACIONES
20. LA EMPRESA PROPORCIONA MATERIAL DE OFICINA PARA LOS EMPLEADOS
SI
NO
OBSERVACIONES
21. APORTA EL PERSONAL IDEAS PARA LA TOMA DE DECISIONES QUE AFECTEN SUS INTERESES
SI
NO
OBSERVACIONES
22. SON FRECUENTES LOS RETIROS VOLUNTARIOS DE EMPLEADOS
SI
NO
OBSERVACIONES
23. SE PRESENTEAN CONFLICTOS LABORALES CON FRECUENCIA
SI
NO
OBSERVACIONES
24. LOS NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ESTAN CLARAMENTE DEFINIDOS
SI
NO
OBSERVACIONES
25. SE LLEVA ANUALMENTE UNAS ESTADISTICAS DEL PERSONAL INGRESADO, EGRESADO, O POR CAMBIOS DE PROMOCION
SI
NO
OBSERVACIONES
26. SE LLEVA UN CONTROL DIARIO DE LAS ASISTENCIAS O INASISTENCIAS DE LOS EMPLEADOS
SI
NO
OBSERVACIONES
27. SE DESARROLLAN EN LA ORGANIZACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SI
NO
OBSERVACIONES
28. EXISTEN STANDARES O CRITERIOS DE EVALUACION DE DESEMPEÑO
SI
NO
OBSERVACIONES
29. SE REALIZA ANUALMENTE UNA EVALUACION DE DESEMPEÑO PARA EL PERSONAL
SI
NO
OBSERVACIONES
30. DISPONE LA ORGANIZACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SI
NO
OBSERVACIONES
31. SE REALIZAN EN LA ORGANIZACIÓN CON FRECUENCIA AUDITORIAS CONTABLES
SI
NO
OBSERVACIONES
32. EL DEPARTAMENTO POSEE DE UN REGISTRO Y CONTROL ADECUADO PARA EL ARCHIVO DE RECURSOS HUMANOS
SI
NO
OBSERVACIONES
NOTAS:
ENTREVISTADOR DEBERA OBTENER COPIA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE SEÑALAN EN LAS PREGUNTAS O HACER UN RESUMEN ESCRITO DE LOS MISMO
• DE EXISTIR UN ORGANIGRAMA OBTENER UNA COPIA O DIBUJAR A MANO
• DE EXISTIR POR ESCRITO LAS FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS Y DE LOS EMPLEADOS
• DE EXISTIR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN, REVISARLO U OBTENER COPIA
• DE EXISTIR PROCESOS ADMINISTRATIVOS DESCRIBA CADA UNO DE ELLOS.
• DE EXISTIR PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DESCRIBA CADA UNO DE ELLOS
• DE EXISTIR ESTANDARES DE DESEMPEÑO DESCRIBA CADA UNO DE ELLOS
• DE EXISTIR MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMINETOS OBTENER COPIA DE ELLOS O DESCRIBIRLOS.
Anexo Nª 5
Algunas fotos del Archivo del Departamento de Registro y Control de la Gerencia de Recursos Humanos en FUNDEEH.
